GTD é a sigla de Getting Things Done, nome do método criado por David Allen. Em tradução livre, algo como "fazer as coisas acontecerem". A versão completa tem muitos detalhes: listas por contexto, pastas de referência, projetos de longo prazo, níveis de planejamento. Quem tenta aplicar tudo de uma vez costuma desistir na segunda semana.
O núcleo do método, porém, cabe em cinco verbos: capturar, esclarecer, organizar, refletir e executar. Este guia mostra como aplicar cada um deles com uma caderneta ou um aplicativo de notas, sem comprar nada e sem montar um sistema que exige mais manutenção do que o próprio trabalho.
A ideia central: tirar tudo da cabeça
O ponto de partida do GTD é simples: sua cabeça é um lugar ruim para guardar compromissos. Quando você tenta lembrar que precisa pagar uma conta, responder um e-mail e revisar um capítulo, parte da sua atenção fica ocupada vigiando essas pendências. É aquela sensação de que esqueceu algo, mesmo sem saber o quê.
Pense em alguém que trabalha em casa como designer freelancer. Ela tem três clientes, cada um com pedidos espalhados por e-mail, mensagens e ligações. Enquanto edita uma imagem, lembra que prometeu um orçamento para outro cliente. Para o que está fazendo, abre o e-mail, vê outra mensagem, responde, volta à imagem já sem o fio da meada. O problema não é falta de disciplina: é que o sistema dela é a própria memória.
O GTD propõe trocar a memória por um sistema externo confiável. Confiável é a palavra-chave: você só para de vigiar as pendências mentalmente quando confia que vai reencontrá-las no lugar certo, na hora certa.
Etapa 1: capturar
Capturar é anotar qualquer coisa que chame sua atenção no momento em que ela aparece, sem julgar se é importante. Uma ideia para o trabalho, um livro que alguém recomendou, "ligar para o dentista", "a torneira da cozinha está pingando". Tudo vai para um mesmo lugar, chamado de caixa de entrada.
Para a versão simplificada, use uma única caixa de entrada digital (o aplicativo de notas do celular serve) e, no máximo, uma física (um bloco na mesa). Mais do que isso e você perde itens pelo caminho.
Um estudante de concurso pode começar fazendo um despejo mental: sentar por 20 minutos e escrever tudo o que está pendente, de "imprimir o edital" a "marcar o oftalmologista". É normal sair com 40 ou 60 itens. A lista parece assustadora, mas é só o que já estava na sua cabeça, agora visível.
Etapa 2: esclarecer
Capturar sem esclarecer gera apenas uma pilha de anotações. Esclarecer é olhar cada item da caixa de entrada e responder duas perguntas: isso exige alguma ação? Se exige, qual é a próxima ação física e visível?
"Preparar apresentação do trabalho" não é uma ação, é um resultado. A próxima ação pode ser "abrir o modelo de slides e escrever os títulos das oito seções". A diferença parece pequena, mas é o que separa uma tarefa que você começa de uma que fica adiada por dias. Quem quiser aprofundar essa separação pode ler o guia sobre como dividir um projeto grande em tarefas pequenas.
Se o item não exige ação, há três destinos: lixo, "talvez um dia" (ideias para o futuro) ou referência (informação que você quer guardar, como o telefone de um fornecedor).
Volte ao exemplo da designer. Ao esclarecer "cliente pediu alteração no logo", ela percebe que a próxima ação é "reler a mensagem do cliente e listar as mudanças pedidas", algo que leva cinco minutos. Antes de esclarecer, o item parecia um trabalho pesado. Depois, virou um começo concreto.
Etapa 3: organizar
Organizar é colocar cada item esclarecido no lugar onde você vai procurá-lo. A versão completa do GTD usa várias listas. A simplificada usa quatro:
- Próximas ações: tudo que você pode fazer assim que tiver tempo. É a lista que você consulta ao longo do dia.
- Agenda: só o que tem data e hora fixas (consulta, reunião, prova). Nada de "gostaria de fazer na terça".
- Aguardando: o que depende de outra pessoa (um orçamento que você pediu, um retorno do professor).
- Talvez um dia: ideias que você não quer perder, mas sobre as quais não vai agir agora.
Projetos (qualquer resultado que precise de mais de uma ação) ganham uma lista própria, só com o nome. "Passar na prova de certificação" fica na lista de projetos; "fazer o simulado 3" fica em próximas ações. A regra é que todo projeto precisa ter pelo menos uma próxima ação na lista; senão ele está parado sem você perceber.
Uma pessoa que estuda à noite depois do trabalho pode manter essas quatro listas em um único arquivo de notas, com um título para cada uma. Não precisa de aplicativo especializado. O que importa é que ela saiba, ao sentar às 20h, exatamente onde olhar.
Etapa 4: refletir
Refletir é a etapa que a maioria pula e o motivo pelo qual a maioria dos sistemas morre. Significa reservar um horário fixo, uma vez por semana, para esvaziar a caixa de entrada, revisar todas as listas, remover o que já foi feito e garantir que cada projeto tem uma próxima ação.
Trinta minutos na sexta-feira à tarde ou no domingo à noite costumam bastar. Esse ritual tem artigo próprio em revisão semanal, mas a essência é: se você não revisa, deixa de confiar nas listas; e se não confia, volta a guardar tudo na cabeça.
Para a designer, a reflexão semanal é quando ela descobre que o orçamento prometido há dez dias ainda está em "aguardando" e precisa de um lembrete ao cliente. Sem a revisão, aquele item ficaria enterrado até virar um problema.
Etapa 5: executar
Executar é escolher o que fazer agora. O GTD sugere decidir com base em três filtros, nesta ordem: onde você está e que ferramentas tem, quanto tempo há disponível e quanta energia você tem.
Com 15 minutos antes de uma reunião e pouca energia, escolha uma ação curta e mecânica da lista, como responder um e-mail simples. Com duas horas livres e a cabeça descansada, pegue a ação mais exigente do projeto mais importante. Para blocos longos, vale usar o temporizador Pomodoro e trabalhar uma única ação por ciclo.
O universitário em semana de provas se beneficia desse filtro: em vez de olhar para "estudar para quatro matérias" e travar, ele olha para a lista de próximas ações, vê "refazer os exercícios 1 a 10 do capítulo 5" e começa. A decisão já foi tomada na etapa de esclarecer; na hora de executar, só resta fazer.
O que deixar de fora no início
Para a versão simplificada funcionar, resista a três tentações: criar listas por contexto (em casa, no computador, na rua) antes de dominar as quatro básicas; trocar de aplicativo a cada semana em busca do ideal; e organizar o "talvez um dia" com categorias e etiquetas. Essas camadas podem vir depois, se fizerem falta.
Se a lista de próximas ações passar de 30 itens e ficar difícil de ler, aí sim vale separar por contexto ou por projeto. Até lá, uma lista simples e revisada toda semana cumpre o papel. Para montar a lista do dia a partir dela, veja como fazer uma lista de tarefas que você cumpre.
Para começar hoje
- Escolha uma caixa de entrada digital e uma física. Anote nelas tudo que chamar sua atenção, sem filtrar.
- Faça um despejo mental de 20 minutos: escreva todas as pendências que estão na sua cabeça.
- Esclareça cada item com a pergunta "qual é a próxima ação física?" e distribua em quatro listas: próximas ações, agenda, aguardando, talvez um dia.
- Marque na agenda 30 minutos na próxima semana para a primeira revisão.
- Ao longo do dia, consulte só a lista de próximas ações e escolha pelo tempo e pela energia disponíveis.