A lista de tarefas é a ferramenta de organização mais usada e mais abandonada. Quase todo mundo já fez uma, e quase todo mundo já olhou para uma lista de 30 itens, sentiu o peso e foi fazer outra coisa. O problema raramente é falta de disciplina; é a lista em si, escrita de um jeito que não puxa para a ação. Uma lista que funciona tem itens que começam com verbo, cabem em uma sessão de trabalho, estão separados por horizonte de tempo e são fechados todo dia.

Três sintomas de uma lista que não funciona

Antes de arrumar a lista, descubra qual é o problema dela. Normalmente é um destes:

  • Itens que são projetos: "TCC", "declaração do imposto", "site da loja". Não dá para fazer um TCC hoje à tarde; dá para "escrever a introdução do capítulo 2". Item grande demais gera paralisia.
  • Itens vagos: "ver o negócio do banco", "estudar". Você lê e precisa pensar o que fazer antes de fazer. Esse pequeno atrito, somado em 20 itens, é o que faz você abrir o celular.
  • Lista única e infinita: tudo o que você precisa fazer na vida, do "comprar pilha" ao "mudar de carreira", na mesma folha. Cada olhada na lista é uma olhada para tudo que você ainda não fez.

Exemplo: um designer freelancer que trabalha em casa tem uma lista com 41 itens, entre eles "cliente X", "portfólio" e "organizar arquivos". Ele não cumpre nada porque nenhum item diz o que fazer. Depois de reescrever, "cliente X" vira três itens: "enviar orçamento revisado para X", "pedir a logo em alta para X" e "agendar reunião de aprovação com X". Dois deles ele fez na mesma manhã.

Anatomia de um item que se cumpre

Um bom item de lista tem quatro características:

  1. Começa com um verbo de ação concreto: enviar, ligar, escrever, revisar, agendar, comprar. Evite verbos que escondem decisões: "pensar em", "ver", "resolver", "dar uma olhada".
  2. Tem um resultado visível: você sabe exatamente quando terminou. "Estudar Química" não termina nunca; "resolver os 12 exercícios da página 84" termina.
  3. Cabe em uma sessão: entre 10 minutos e 2 horas. Se é maior, quebre. Se leva menos de dois minutos, faça na hora em vez de anotar; o artigo sobre a regra dos dois minutos explica o porquê.
  4. Contém o que você precisa para fazer: o telefone, o link, o nome do arquivo. "Ligar para a clínica (número anotado) para remarcar" poupa a busca na hora.

Exemplo: uma estudante que faz faculdade à noite e trabalha de dia tinha "trabalho de Sociologia" na lista por três semanas. Reescrito, virou: "ler o texto 3 da apostila e anotar 5 ideias (40 min)", "escrever o rascunho da parte 1 (1h)", "revisar e enviar no portal até sexta (30 min)". Ela fez o primeiro item naquela noite mesmo, no ônibus.

Transformar um projeto em itens desse tamanho é uma habilidade à parte; o guia sobre dividir projetos grandes mostra o passo a passo.

Duas listas: a mestra e a do dia

A maioria das listas falha porque tenta ser duas coisas ao mesmo tempo: o depósito de tudo que você precisa fazer e o plano do dia. Separe.

A lista mestra é o depósito. Vai nela tudo com que você se comprometeu, sem limite, organizado por projeto ou área (trabalho, estudos, casa, pessoal). Você não olha para ela toda hora; olha uma vez por dia para escolher e uma vez por semana para limpar.

A lista do dia é uma folha nova a cada manhã (ou na noite anterior), com no máximo 8 a 10 itens tirados da lista mestra, mais o que aparecer no dia. É a única lista que fica aberta enquanto você trabalha.

Exemplo: um professor que corrige provas, prepara aulas e estuda para um mestrado mantém a lista mestra num caderno, com uma página por área. Toda noite, antes de dormir, ele passa os olhos nas três páginas e copia para um cartão de papel os itens do dia seguinte. O cartão fica em cima do notebook; o caderno fica na gaveta.

O limite do dia: três que importam e o resto

Dentro da lista do dia, marque até três itens como "os que fazem o dia valer". São os que, se forem os únicos feitos, ainda assim deixam você satisfeito ao fim do dia. Faça-os primeiro, antes de abrir e-mail e mensagens, se a sua rotina permitir. Os outros itens preenchem as horas que sobram.

Essa escolha é o momento em que a lista encontra a priorização. Se tudo parece igualmente importante, o artigo sobre como priorizar tarefas traz critérios para desempatar.

Exemplo: uma mãe que estuda para concurso depois que os filhos dormem tem noites de 2 horas. A lista da noite tem três itens, sempre: "revisar os erros de ontem (20 min)", "estudar o tópico da vez (60 min)", "resolver 10 questões (30 min)". Qualquer outra coisa, como organizar o material ou assistir a uma aula extra, só entra se sobrar tempo. Em dois meses ela nunca teve a sensação de "noite perdida", porque três itens cumpridos são uma noite completa.

Para saber quanto cabe, estime a duração de cada item e some. Uma lista do dia com 9 horas de trabalho em um dia de 8 horas já nasceu fracassada. Para encaixar os itens em horários, a técnica de time blocking é o passo seguinte natural.

Papel, aplicativo ou os dois

Não existe ferramenta certa; existe a que você vai abrir. Alguns critérios:

  • Papel funciona bem para a lista do dia: fica visível, não tem notificação e riscar um item dá uma satisfação que o toque na tela não dá. Funciona mal para a lista mestra, que precisa ser reorganizada com frequência.
  • Aplicativo funciona bem para a lista mestra: busca, lembretes com data, separação por projeto. Funciona mal se você tem 14 aplicativos abertos e a lista some entre eles.
  • Combinação comum: lista mestra num aplicativo simples, lista do dia num bloco de papel. A cópia manual de um para o outro, à noite, é o que força a escolha.

Exemplo: um analista que trabalha em casa testou cinco aplicativos em um ano e abandonou todos. Hoje usa um arquivo de texto simples com uma seção por projeto e um bloco de notas adesivas para o dia. É menos bonito e funciona há 14 meses.

O fechamento de cinco minutos

A lista só continua confiável se você fechar o dia. Reserve cinco minutos, no fim do trabalho ou antes de dormir, para: riscar o que foi feito, decidir o que fazer com o que sobrou (passa para amanhã, volta para a mestra ou é apagado) e escrever a lista de amanhã. Sem isso, os itens não feitos se acumulam e em uma semana a lista volta a ser o cemitério de antes.

Uma vez por semana, estenda o fechamento para 20 ou 30 minutos e passe a lista mestra inteira: apague o que não faz mais sentido, quebre o que cresceu e verifique prazos. Esse hábito é a revisão semanal, e é o que mantém qualquer lista viva por meses em vez de semanas.

Para começar hoje

  1. Pegue a sua lista atual e reescreva cada item para começar com um verbo e ter um resultado visível; apague o que não passa nesse teste.
  2. Separe o que é projeto (mais de uma sessão) e quebre em itens de até duas horas.
  3. Copie para uma folha nova de 6 a 8 itens para amanhã e marque três como os que fazem o dia valer.
  4. Coloque um lembrete de cinco minutos no fim do dia para fechar a lista.